УПД при УСН: можно ли использовать и как правильно заполнить в 2025 году
0
26
Форма УПД при УСН в 2025 году Скачать бесплатно
Может ли на УСН использовать УПД
Часто у упрощенцев возникает вопрос: может ли при УСН выставлять УПД? Применение спецрежима не запрещает упрощенцам использовать универсальный передаточный документ. При этом нет разницы, является плательщиком НДС упрощенец или нет.
УПД при УСН в 2025 году можно использовать, так как он заменяет:
первичный документ (ТОРГ-12, акт на оказанные услуги);счет-фактуру (если упрощенец с 2025 года является плательщиком НДС).
Нужен ли УПД при УСН в обязательном порядке? Нет, но это удобно. Он заменит несколько документов и упростит документооборот. Формы документов, которые компания использует в качестве первички утвердите в учетной политике. Это может быть сочетание акта выполненных услуг и счет-фактуры или единого УПД. Универсальный документ может заменить и акт, если компания не платит НДС. Здесь важен статус, который укажет бухгалтер в документе.
Читайте в Системе Главбух подробнее, кто вправе применять УПД и УКД.
УПД на УСН без НДС (код ставки «Без НДС»)
Если доход компании за 2024 г. был ниже 60 млн рублей, то она не являются плательщиком налога на добавленную стоимость в 2025 г. Поэтому УПД ООО или УПД ИП на УСН без НДС будет иметь статус «2».
Если УПД формируется, например, в 1С:Бухгалтерия, то система самостоятельно поймет, какой статус выставлять, ориентируясь на установленные правила учетной политики для целей налогообложения и отметке внутри самого документа («документ без НДС»).
Ниже на картинке смотрите образец заполнения УПД при УСН без НДС.
Смотрите видеоматериал в Системе Главбух, как контролируют НДС на УСН в 2025 году.
УПД на УСН с НДС: ставки 5, 7 или 20 (10)%
Если упрощенец является плательщиком налога на добавленную стоимость, то статус УПД на УСН с НДС будет «1». При этом не важно, какую ставку применяет упрощенец 5, 7 или обычные 20 (10)%.
В 1С:Бухгалтерия проставляется специальная галочка в настройках налогов и отчетов (см. картинку ниже)..
В выставляемом документе плательщик выбирает, в сумме или сверху учитывается налог на добавленную стоимость.
Представим, что ООО «Альфа» выставляет УПД на УСН с НДС 5%. Бухгалтер указал, что налог на добавленную стоимость учитывается в сумме и выбрал ставку НДС 5%. Система рассчитала налог в размере 1 428,57 руб. (30 000 х 5 /105). Образец заполнения УПД на УСН с НДС 5% смотрите ниже.
В печатной форме документа отобразится статус «1». УПД уже не просто является первичным документов, он одновременно выполняет роль счет-фактуры (см. картинку ниже)
Как упрощенцам на НДС работать по длящимся договорам? Ответ найдете в газете «Учет. Налоги. Право».
Как выбрать статус УПД при УСН
Чтобы выписывать УПД для УСН с 2025 года упрощенцам нужно правильно выбирать статус. Приведем примеры в мини-таблице.
Ситуация
Статус УПД УСН
ООО «Альфа» не является плательщиком НДС, оказывает консультационные услуги
1
Доход ООО «Альфа» за 2024 год составит 200 млн рублей, с 2025 г. компания выбрала ставку НДС 5%
2
В 2024 г. доходы организации составили 400 млн рублей. Компания выбрала ставку НДС для 2025 г. в размере 7%
2
ИП Львов А.В. с 2025 года признается плательщиком НДС, он не захотел применять пониженные ставки и выбрал обычную, стандартную ставку налога 20%
2
Подробнее о статусах УПД и УКД узнайте из Системы Главбух.
Пошаговое заполнение УПД на УСН (образец 2025)
Разберемся, как в 2025 году упрощенцам заполнить универсальный передаточный документ на примере УСН 5%. ООО «Альфа» оказывает ООО «Бетта» консультационные услуги.
Шаг 1. Заполним номер и дату УПД, данные продавца.
Для начала обратим внимание на статус: поскольку ООО «Альфа» плательщик НДС, статус «1» указан верно.
Присвойте УПД номер и дату. Обычно используется сквозная нумерация и календарная дата реализации товаров (услуг).
В блоке, связанном с продавцом, отражается:
наименование продавца (ООО «Альфа»);юридический адрес (123456, г. Москва, ул. Светлая, д. 11);
ИНН, КПП продавца (7799240769/779901001). Если продавец – ИП, то данные КПП заполняться не должны;строка (3) заполняется только, если компания продает товары. В нашем примере ООО «Альфа» реализует консультационные услуги, поэтому проставлены прочерки;строка (4) заполняется аналогично – данные указываются только при реализации товаров. При реализации услуг ставим прочерки;строка (5) заполняется, если УПД выставляется в зачет ранее полученной предоплаты. Клиенту ООО «Альфа» предоставляет услуги, которые покупатель оплатит с отсрочкой, поэтому в строке информация не заполняется;в УПД на отгрузку в строке (5а) заполняются реквизиты и наименование первичного документа, на основании которого выставляется счет-фактура (УПД №2 от 29 июля 2025 г.).
Образец заполнения УПД на УСН в 2025 году смотрите ниже
Шаг 2. Заполним данные покупателя.
В блоке с данными покупателя отражается:
наименование контрагента (ООО «Бетта»);адрес клиента (654321, г. Москва, ул. Театральная, д. 11);
ИНН, КПП клиента (7799756200/779901001), если клиент – ИП, то КПП в документе не указывается;валюта расчетов и код (российский рубль, 643);строка (8) заполняется, если реализация осуществляется в рамках госконтракта. В нашем примере строка остается пустой.
Заполнение блока «Покупатель» в УПД на УСН смотрите на образце.
Шаг 3. Заполним табличную часть.
В колонках «А-1а» указывается наименование товара, услуги, ее код по учету и порядковый номер.
Код вида товара заполняется, если компания реализует товары в страны ЕАЭС. В этом случае проставляется код вида товара по ТН ВЭД.
В столбцах «2, 2а, 3» указывается единица измерения, ее код и количество оказанных услуг или проданных товаров. В нашем примере – это штуки (код 796) в количестве 1 услуги.
В колонке (4) отражается цена за единицу (28 571,43), а в столбце (5) общая стоимость без НДС. То есть количество проданных товаров, оказанных услуг умножается на цену из колонки (4). Сумма акциза заполняется в случае, если компания является плательщиком акцизов, в противном случае указывается сочетание «без акциза».
Колонки «7, 8» предназначены для отражения ставки НДС (5, 7, 20, 10, 0%) и исчисленной суммы НДС (1 428,57). В столбце «9» отражается общая стоимость услуг или товаров с НДС (28 571,43 + 1 428,57).
Столбцы с «10 по 10а» заполняются, если товар привезли из-за границы. Тогда указывается цифровой код страны и ее наименование.
В графе 11 отражается регномер декларации на товары или регномер партии товара, если реализация связана с прослеживаемыми товарами. Подробнее о прослеживаемости товаров читайте в материале от эксперта Системы Главбух.
Образец заполнения табличной части УПД для ООО, УПД для ИП на УСН смотрите ниже.
Шаг 4. Проставьте подписи.
УПД предусматривает несколько блоков подписей:
Красной рамкой (см. рисунок ниже) обозначен блок подписей для счет-фактуры. Если документ выставляет организация, то зону счет-фактуры подписывает руководитель и главный бухгалтер (или лица по доверенности). Если документ выставляет ИП, то для него предусмотрено специальное поле.
Синей рамкой обозначен блок подписей для стороны продавца. Проставляются должности, подписи, расшифровки, даты ответственных лиц продавца (например, кладовщика, менеджера, директора, бухгалтера и т.д.).
Зеленая рамка – это блок подписей со стороны покупателя. Когда он получает груз или принимает услугу, то ответственные лица проставляют должности, подписи, расшифровки и даты, которые подтверждают факт получения товара или оказания услуги.
Также в УПД есть строка, в которой указывается документ-основания (договор, доверенность, контракт) и данные о транспортировке груза (например, информация о транспортной накладной).
Подписи в универсальном передаточном документе на УСН мы показали на картинке ниже.
УПД для ИП на УСН в 2025 году
Индивидуальные предприниматели на упрощенке могут оформлять УПД по общим правилам - никаких специальных требований для них не установлено. Как и организации, ИП вправе:
использовать УПД вместо набора первичных документов;дополнять стандартную форму своими реквизитами при необходимости;применять документ даже при работе без НДС.
Налоговые органы подтверждают этот подход в своих разъяснениях (Письмо УФНС по Москве № 16-18/118634@ от 04.10.2024, письмо ФНС № ЗГ-2-3/19079@ от 13.12.2024). Главное - соблюдать общие требования к оформлению и содержанию документа.
Как построчно заполнить УПД, смотрите в памятке от Системы Главбух.
Ошибки и штрафы
Одна из частых ошибок – это невыставление счета-фактуры или продавец некорректно указывает статус документа. Продавца, который не выставил УПД, вправе привлечь к ответственности по ст. 120 НК РФ. Размер штрафа будет зависеть от периода и от того, занижена или нет налоговая база из-за отсутствия УПД:
не выставлен УПД в одном квартале – штраф 10 000 рублей;не выставлен УПД в нескольких кварталах – штраф 30 000 рублей;занижена налоговая база – штраф 20% от суммы неуплаченного НДС, но не менее 40 тыс. рублей.
Выпишут ли штраф за отсутствие одного УПД или нет, читайте в Системе Главбух.
Может ли на УСН использовать УПД
Часто у упрощенцев возникает вопрос: может ли при УСН выставлять УПД? Применение спецрежима не запрещает упрощенцам использовать универсальный передаточный документ. При этом нет разницы, является плательщиком НДС упрощенец или нет.
УПД при УСН в 2025 году можно использовать, так как он заменяет:
первичный документ (ТОРГ-12, акт на оказанные услуги);счет-фактуру (если упрощенец с 2025 года является плательщиком НДС).
Нужен ли УПД при УСН в обязательном порядке? Нет, но это удобно. Он заменит несколько документов и упростит документооборот. Формы документов, которые компания использует в качестве первички утвердите в учетной политике. Это может быть сочетание акта выполненных услуг и счет-фактуры или единого УПД. Универсальный документ может заменить и акт, если компания не платит НДС. Здесь важен статус, который укажет бухгалтер в документе.
Читайте в Системе Главбух подробнее, кто вправе применять УПД и УКД.
УПД на УСН без НДС (код ставки «Без НДС»)
Если доход компании за 2024 г. был ниже 60 млн рублей, то она не являются плательщиком налога на добавленную стоимость в 2025 г. Поэтому УПД ООО или УПД ИП на УСН без НДС будет иметь статус «2».
Если УПД формируется, например, в 1С:Бухгалтерия, то система самостоятельно поймет, какой статус выставлять, ориентируясь на установленные правила учетной политики для целей налогообложения и отметке внутри самого документа («документ без НДС»).
Ниже на картинке смотрите образец заполнения УПД при УСН без НДС.
Смотрите видеоматериал в Системе Главбух, как контролируют НДС на УСН в 2025 году.
УПД на УСН с НДС: ставки 5, 7 или 20 (10)%
Если упрощенец является плательщиком налога на добавленную стоимость, то статус УПД на УСН с НДС будет «1». При этом не важно, какую ставку применяет упрощенец 5, 7 или обычные 20 (10)%.
В 1С:Бухгалтерия проставляется специальная галочка в настройках налогов и отчетов (см. картинку ниже)..
В выставляемом документе плательщик выбирает, в сумме или сверху учитывается налог на добавленную стоимость.
Представим, что ООО «Альфа» выставляет УПД на УСН с НДС 5%. Бухгалтер указал, что налог на добавленную стоимость учитывается в сумме и выбрал ставку НДС 5%. Система рассчитала налог в размере 1 428,57 руб. (30 000 х 5 /105). Образец заполнения УПД на УСН с НДС 5% смотрите ниже.
В печатной форме документа отобразится статус «1». УПД уже не просто является первичным документов, он одновременно выполняет роль счет-фактуры (см. картинку ниже)
Как упрощенцам на НДС работать по длящимся договорам? Ответ найдете в газете «Учет. Налоги. Право».
Как выбрать статус УПД при УСН
Чтобы выписывать УПД для УСН с 2025 года упрощенцам нужно правильно выбирать статус. Приведем примеры в мини-таблице.
Ситуация
Статус УПД УСН
ООО «Альфа» не является плательщиком НДС, оказывает консультационные услуги
1
Доход ООО «Альфа» за 2024 год составит 200 млн рублей, с 2025 г. компания выбрала ставку НДС 5%
2
В 2024 г. доходы организации составили 400 млн рублей. Компания выбрала ставку НДС для 2025 г. в размере 7%
2
ИП Львов А.В. с 2025 года признается плательщиком НДС, он не захотел применять пониженные ставки и выбрал обычную, стандартную ставку налога 20%
2
Подробнее о статусах УПД и УКД узнайте из Системы Главбух.
Пошаговое заполнение УПД на УСН (образец 2025)
Разберемся, как в 2025 году упрощенцам заполнить универсальный передаточный документ на примере УСН 5%. ООО «Альфа» оказывает ООО «Бетта» консультационные услуги.
Шаг 1. Заполним номер и дату УПД, данные продавца.
Для начала обратим внимание на статус: поскольку ООО «Альфа» плательщик НДС, статус «1» указан верно.
Присвойте УПД номер и дату. Обычно используется сквозная нумерация и календарная дата реализации товаров (услуг).
В блоке, связанном с продавцом, отражается:
наименование продавца (ООО «Альфа»);юридический адрес (123456, г. Москва, ул. Светлая, д. 11);
ИНН, КПП продавца (7799240769/779901001). Если продавец – ИП, то данные КПП заполняться не должны;строка (3) заполняется только, если компания продает товары. В нашем примере ООО «Альфа» реализует консультационные услуги, поэтому проставлены прочерки;строка (4) заполняется аналогично – данные указываются только при реализации товаров. При реализации услуг ставим прочерки;строка (5) заполняется, если УПД выставляется в зачет ранее полученной предоплаты. Клиенту ООО «Альфа» предоставляет услуги, которые покупатель оплатит с отсрочкой, поэтому в строке информация не заполняется;в УПД на отгрузку в строке (5а) заполняются реквизиты и наименование первичного документа, на основании которого выставляется счет-фактура (УПД №2 от 29 июля 2025 г.).
Образец заполнения УПД на УСН в 2025 году смотрите ниже
Шаг 2. Заполним данные покупателя.
В блоке с данными покупателя отражается:
наименование контрагента (ООО «Бетта»);адрес клиента (654321, г. Москва, ул. Театральная, д. 11);
ИНН, КПП клиента (7799756200/779901001), если клиент – ИП, то КПП в документе не указывается;валюта расчетов и код (российский рубль, 643);строка (8) заполняется, если реализация осуществляется в рамках госконтракта. В нашем примере строка остается пустой.
Заполнение блока «Покупатель» в УПД на УСН смотрите на образце.
Шаг 3. Заполним табличную часть.
В колонках «А-1а» указывается наименование товара, услуги, ее код по учету и порядковый номер.
Код вида товара заполняется, если компания реализует товары в страны ЕАЭС. В этом случае проставляется код вида товара по ТН ВЭД.
В столбцах «2, 2а, 3» указывается единица измерения, ее код и количество оказанных услуг или проданных товаров. В нашем примере – это штуки (код 796) в количестве 1 услуги.
В колонке (4) отражается цена за единицу (28 571,43), а в столбце (5) общая стоимость без НДС. То есть количество проданных товаров, оказанных услуг умножается на цену из колонки (4). Сумма акциза заполняется в случае, если компания является плательщиком акцизов, в противном случае указывается сочетание «без акциза».
Колонки «7, 8» предназначены для отражения ставки НДС (5, 7, 20, 10, 0%) и исчисленной суммы НДС (1 428,57). В столбце «9» отражается общая стоимость услуг или товаров с НДС (28 571,43 + 1 428,57).
Столбцы с «10 по 10а» заполняются, если товар привезли из-за границы. Тогда указывается цифровой код страны и ее наименование.
В графе 11 отражается регномер декларации на товары или регномер партии товара, если реализация связана с прослеживаемыми товарами. Подробнее о прослеживаемости товаров читайте в материале от эксперта Системы Главбух.
Образец заполнения табличной части УПД для ООО, УПД для ИП на УСН смотрите ниже.
Шаг 4. Проставьте подписи.
УПД предусматривает несколько блоков подписей:
Красной рамкой (см. рисунок ниже) обозначен блок подписей для счет-фактуры. Если документ выставляет организация, то зону счет-фактуры подписывает руководитель и главный бухгалтер (или лица по доверенности). Если документ выставляет ИП, то для него предусмотрено специальное поле.
Синей рамкой обозначен блок подписей для стороны продавца. Проставляются должности, подписи, расшифровки, даты ответственных лиц продавца (например, кладовщика, менеджера, директора, бухгалтера и т.д.).
Зеленая рамка – это блок подписей со стороны покупателя. Когда он получает груз или принимает услугу, то ответственные лица проставляют должности, подписи, расшифровки и даты, которые подтверждают факт получения товара или оказания услуги.
Также в УПД есть строка, в которой указывается документ-основания (договор, доверенность, контракт) и данные о транспортировке груза (например, информация о транспортной накладной).
Подписи в универсальном передаточном документе на УСН мы показали на картинке ниже.
УПД для ИП на УСН в 2025 году
Индивидуальные предприниматели на упрощенке могут оформлять УПД по общим правилам - никаких специальных требований для них не установлено. Как и организации, ИП вправе:
использовать УПД вместо набора первичных документов;дополнять стандартную форму своими реквизитами при необходимости;применять документ даже при работе без НДС.
Налоговые органы подтверждают этот подход в своих разъяснениях (Письмо УФНС по Москве № 16-18/118634@ от 04.10.2024, письмо ФНС № ЗГ-2-3/19079@ от 13.12.2024). Главное - соблюдать общие требования к оформлению и содержанию документа.
Как построчно заполнить УПД, смотрите в памятке от Системы Главбух.
Ошибки и штрафы
Одна из частых ошибок – это невыставление счета-фактуры или продавец некорректно указывает статус документа. Продавца, который не выставил УПД, вправе привлечь к ответственности по ст. 120 НК РФ. Размер штрафа будет зависеть от периода и от того, занижена или нет налоговая база из-за отсутствия УПД:
не выставлен УПД в одном квартале – штраф 10 000 рублей;не выставлен УПД в нескольких кварталах – штраф 30 000 рублей;занижена налоговая база – штраф 20% от суммы неуплаченного НДС, но не менее 40 тыс. рублей.
Выпишут ли штраф за отсутствие одного УПД или нет, читайте в Системе Главбух.